Sont qualifiés de frais professionnels ceux qu’un salarié prend en charge alors qu’ils incombent à l’entreprise. Ces frais leur seront remboursés et non soumis à impôts et charges sociales. Il doit s’agir de dépenses inhérentes à l’emploi ou à la fonction et qui ne peuvent donc couvrir de dépenses personnelles. Les frais ne doivent pas correspondre à des dépenses déjà couvertes par la déduction forfaitaire de 10%. Cas par exemple d’une indemnité versée pour le transport du domicile au lieu de travail, ou de l’utilisation partielle d’une voiture de fonction.
Notons parmi les frais professionnels les plus courants ceux de repas pour les salariés qui ne peuvent être présents sur le lieu de travail aux horaires prévus. De nombreux commerciaux déjeunent avec leurs clients. Les salariés en déplacement apporteront à leur retour la note de frais de l’hébergement et de toutes autres dépenses engagées pour les transports, les invitations, les cadeaux, et dans certains secteurs cela peut aller très loin. Un attaché de presse cinéma doit investir parfois dans de coûteux caprices de stars. Le correspondant de guerre d’un riche magazine, avide de scoop, facturera un hélicoptère.
L’employeur dispose de 2 modalités afin de rembourser les frais du salarié : prendre comme base de remboursement soit les allocations forfaitaires, soit les dépenses réelles. Les allocations et indemnités forfaitaires, donc sans justificatifs, sont exonérées si elles ne dépassent pas un plafond fixé annuellement. Au-delà il faut passer au frais justifiés. Le remboursement de frais engagés pour l’utilisation de nouvelles technologies de l’information et de la communication ou dans le cas de recours au télétravail s’effectue obligatoirement d’après les frais réels.
L’employeur doit assumer le risque entrepreneurial, donc il lui appartient de fournir au salarié les équipements qui lui sont nécessaires pour l’exercice de sa fonction. Lorsque l’employeur fournit un véhicule, un ordinateur, un téléphone etc..., le contrat de travail précise si le salarié en a l’usage dans un cadre strictement professionnel, l’on parlera alors par exemple d’une voiture « de service » ou s’il peut et dans quelles limites en faire usage pour ses besoins personnels et il s’agira alors de « voiture de fonction ».
Dans ce dernier cas l’équipement en question fait partie de la rémunération contractuelle du salarié. Si le matériel n’est pas fourni mais payé ou apporté par l’employé il y aura lieu à remboursement normal.
La Cour de cassation a précisé qu’une prise en charge « forfaitaire » des frais professionnels n’est valable qu’à deux conditions cumulatives : que la rémunération proprement dite du travail reste chaque mois au moins égale au SMIC et que cette somme forfaitaire ne soit pas manifestement disproportionnée au regard du montant réel des frais engagés (Cass. Soc. 10 juillet 2013 N° de pourvoi: 12-15332). Pour l’appréciation du caractère disproportionné du montant d’indemnisation forfaitaire proposé par l’employeur la Cour de cassation se réfère notamment à l’étendue de la zone de prospection, aux exigences contractuelles pesant sur le salarié, telles que le nombre de rendez-vous à assurer et à l’activité réellement déployée pour vérifier si le forfait accordé au salarié est structurellement insuffisant. C’est le cas s’il ne représente en moyenne que le tiers des frais réellement engagés. Le salarié doit être remboursé des frais réellement exposés que les juges du fond apprécient souverainement.
En principe le temps de trajet domicile-travail et retour n’est pas un temps de travail effectif, donc ne donne droit à aucune rémunération. Cependant existe le droit à une prise en charge forfaitaire du trajet domicile-travail quand le salarié utilise les transports en commun ou un moyen de transport doux, comme le vélo, électrique ou non. Le montant de l’indemnité de 25 centimes par kilomètre est exonéré d’impôt sur le revenu à hauteur de 200 euros par an. Le trajet correspond à la distance la plus courte entre la résidence du salarié ou la gare et le lieu du travail.
Un contrat de travail ne peut pas soumettre le remboursement de frais professionnels à la réalisation d’objectifs. La clause qui le prévoit est juridiquement nulle. C’est ce que la Cour de cassation a rappelé à l’occasion d’une affaire où le contrat du salarié subordonnait à la réalisation d’objectifs le versement d’une « indemnité véhicule » en remboursement de l’utilisation de son véhicule personnel.
Pour la Cour, une clause qui met à la charge du salarié des frais supplémentaires en cas de non atteinte de ses objectifs doit être annulée. En effet, elle constitue une sanction pécuniaire. À noter que nous avons résumé des dispositions générales. Les modalités de remboursement sont aussi prévues par les conventions collectives et celles-ci s’imposent.
René QUINSON
